La implantación de las nuevas tecnologías y de los nuevos sistemas de almacenamiento de información han hecho más cómoda la conservación de los documentos de las empresas. Aún así, el hecho de tener que guardar durante el tiempo necesario esa documentación puede obligarnos a utilizar como archivo un espacio que podríamos destinar a otro uso, además supone mantener un orden y un control sobre todos esos documentos e información.
El plazo de prescripción de las obligaciones tributarias es de 4 años y el de los delitos fiscales de 5. La Ley General Tributaria es la que determina la obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, además de los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte, por tanto podríamos pensar que podemos deshacernos de toda esa documentación una vez que ha transcurrido este plazo, pero no es así.
El artículo 30 del Código de Comercio dice literalmente que “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados,durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.
Por tanto éste será, por regla general, el plazo mínimo que debemos conservar todos los documentos acreditativos de nuestra actividad, este plazo de seis años cubre el plazo de prescripción de cuatro años de las obligaciones tributarias.
Pero además debemos tener en cuenta que si media inspección o se admite a trámite por parte del Juzgado una denuncia por delito fiscal la prescripción se interrumpe, por lo que nos veremos en la necesidad de conservar los libros más tiempo del mínimo de seis años, ya que la obligación tributaria no ha prescrito.
Además tenemos 15 años para compensar las bases imponibles negativas del Impuesto de Sociedades con rentas positivas, para ello debemos conservar los libros contables que justifiquen esa compensación. Por tanto, si estamos en este caso, debemos conservar los documentos durante los 4 años siguientes al final de la compensación, lo que podría suponer un máximo de 19 años.
En resumen, debemos conservar un mínimo de 6 y un máximo de 19 años toda la documentación acreditativa de nuestra contabilidad e impuestos, facturas, comprobantes, liquidaciones, etc.
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